Estudos apontam que de cada 12 meses do ano, 1 é perdido por gestores que precisam procurar informações, devido a armazenamento inadequado e desorganização de arquivos, em média um profissional gasta de 5% a 15% do tempo lendo informações, mas até 50% procurando por elas.
As principais vantagens de digitalização de documentos são:
Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea;
Busca a informação (sistema de indexação);
Segurança, inviolabilidade dos dados;
Preservação e durabilidade do acervo;
Transparência das informações.
Segurança para o gestor, que terá cópia dos processos de seu período enquanto gestor.
A Digitalização de Documentos é o processo que converte documentos físicos em documentos digitais, este documento digital poderá ser aberto em qualquer computador ou dispositivos eletrônicos. Este processo torna mais rápido e objetivo a busca, bem como o manuseio dos documentos, a visualização instantânea e a possibilidade de compartilhar o documento pela internet.
Os documentos passam por um processo de preparação para que se tornem aptos à digitalização (higienização, retirada de grampos ou qualquer objeto que prejudique o acesso do documento ao scanner), em seguida são escaneados, tratados e indexados de acordo com suas especificidades, os documentos digitais são importados para o Software DIGIPRO, programa GED que possibilitando o acesso aos documentos sempre que seja preciso e por fim os arquivos físicos são arquivados e armazenados de forma padronizada para que se necessário for sua busca seja imediata.
